بر طبق قانون اجازه ثبت شرکت خارجی در کشور ایران یا نمایندگی شرکت‌ های خارج از کشور، این شرکت ها در کشور محل ثبت خود، شرکت هایی قانونی به حساب می‌آیند. به شرط عمل متقابل از سوی کشور متبوع این شرکت ها می‌توانند در زمینه‌هایی که توسط دولت و کشور جمهوری اسلامی ایران معین می‌شود در چهارچوب قوانین و مقررات اسلامی ایران ثبت شعبه یا نمایندگی خود را انجام دهند.

بر طبق قانون، شعبه شرکت های خارجی، تابع شرکت اصلی هستند که مستقیم و بدون واسطه با استفاده از نماینده و یا نمایندگان برگزیده ی خود موضوع و وظایف شرکت اصلی را در نقاط مختلف انجام می‌دهند. فعالیت شعبه در کشور ایران تحت نام و با مسئولیت شرکت اصلی انجام پذیر است. با این حال تمام وظایف و مسئولیت ‌های قانونی شرکت بر عهده‌ی شرکت اصلی است و در صورت نیاز باید در برابر قانون پاسخگو باشند.

یکی از سوالات اصلی که این روزها به شدت مطرح می شود چگونگی و شرایط ثبت نمایندگی شرکت های خارجی یا ثبت شعبه شرکت های خارجی در کشور ایران است. در این مورد باید بگوییم که هر شرکتی که در کشورهای خارجی به صورت قانونی ثبت شده باشد به شرطی که فعالیت آن شرکت متناسب و هم سو با قوانین کشور جمهوری اسلامی ایران باشد می تواند توسط نماینده ی مجاز در کشور ایران شعبه ایجاد نماید یا نمایندگی اعطا کند و یا در بازار کسب و کار ایران مطابق با قوانین تجاری ایران فعالیت کند.

دقت شود که قوانین اداره ثبت شرکت ها در این مورد سخت گیرانه بوده و تکمیل مدارک از طرف شرکت خارجی هزینه و زمان بر می باشد با این حال شما نیاز دارید که وکلا و متخصصین حرفه ای در کنار شما باشند تا در پروسه ی ثبت مشکلی ایجاد نشود. پس بهتر است قبل از آن که مدارک خود را تکمیل کنید، نمونه های مورد قبول و تایید را از کارشناسان و متخصصین ثبت وی آی پی دریافت کنید و در مرحله ی بعد اقدام به تکمیل نمودن مدارک کنید. با این کار از اشتباه و صرف هزینه و زمان بیهوده جلوگیری خواهد شد.

ثبت شرکت های مستقل خارجی در کشور ایران به طور تقریبی مشابه ثبت شرکت داخلی در ایران است اما باید بدانید در ثبت شعبه یا نمایندگی شرکت خارجی نیاز به اثبات هویت قانونی شرکت مادر و اصلی در کشور متبوع خود است و ارائه و انتقال مستندات و مدارک مربوطه به عهده شرکت متقاضی ثبت می باشد. به موجب ماده ۳ قانون ثبت شرکت ها در کشور ایران برای اینکه شخصیت حقوقی شرکت خارجی در ایران به رسمیت قبول شود و شناخته شود و شرکت بتواند در کشور ایران مبادرت به امور تجاری کند، حتما باید در کشور اصلی خود شرکت به صورت قانونی شناخته شده و در اداره ثبت اسناد شهر تهران به ثبت رسیده باشد. عدم وجود هر یک از دو مورد بالا موجب می شود که از دید قانون کشور ایران، شرکت خارجی قانونی نبوده و موجودیت نداشته باشند. پس با این تعاریف و قوانین، شناسایی شخصیت حقوقی برای شرکت های تجاری خارجی در صورتی مصداق دارد که این شرکت ها در کشوری که تشکیل شده اند، دارای شخصیت حقوقی باشند.

ماده ی ۵ قانون ثبت شرکت ها در کشور ایران، نمایندگی یا مدیریت شعبه ی شرکت های خارج از کشور ایران را موظف به ثبت شرکت در ایران کرده است، با شرط  اینکه حتما بخواهند در کشور ایران فعالیت کنند. عدم ثبت این نوع شرکت ها، مسبب صدور حکم پرداخت جریمه توسط اشخاص مسئول و نماینده و جلوگیری از فعالیت شرکت و شعبه ی آن در کشور ایران خواهد شد. باید اضافه کرد که چنانچه شرکت خارجی قبل از انجام تشریفات ثبت به عملیات تجارتی مبادرت ورزد از نظر قانون جمهوری اسلامی ایران، متخلف شناخته می شود و طبق قوانین با آن رفتار خواهد شد.

همانطور که گفته شد، افراد به دلایل بسیار زیادی اقدام به ثبت شرکت در خارج از کشور ایران می‌کنند. این کار مزایای زیادی دارد که در زیر درج شده اند.

-قوانین بسیاری از کشورهای مختلف دنیا، برای صاحبان شرکت های مذکور اجازه اقامت صادر میکند. معمولا این کار برای رونق یافتن تجارت آن ها صورت می‌گیرد. به همین علت دریافت اقامت از طریق ثبت شرکت، یکی از روش های مهاجرت به کشور های مختلف در سراسر دنیا است. هزینه این نوع اقامت از ویزای سرمایه گذاری کمتر است.

-با توجه به تحریم هایی که علیه کشور ایران اعلام و انجام شده، تجارت خارج از مرز ایران برای کسب وکارهای ایرانی بسیار سخت و دشوار شده است. با ثبت شرکت در یک کشور خارجی امکان افتتاح حساب بانکی بین المللی را خواهید داشت و همچنین می‌توانید به بازارهای بین المللی وارد شوید.

-با ثبت شرکت در خارج از کشور ایران همچنین می‌توانید نظر سرمایه گذارهای خارجی را جذب کنید و از دانش و فناوری کشور مقصد بهره ببرید.

-بعد از پروسه ی ثبت شرکت در خارج از کشور احتمال دارد شما بتوانید از معافیت مالیاتی یا طرح های تشویقی دیگری که برای صادرات در نظر گرفته شده است بهره ببرید.

– میزان درآمد ثبت شرکت کاملا بستگی به نوع فعالیت تجاری شما و میزان موفقیت این فعالیت و ایده دارد. اگر شما تجارت موفقی داشته باشید به راحتی می‌توانید درآمد بسیاری از طریق ثبت شرکت به دست آورید.

وقتی یک برند خارجی هیچ نماینده ای در ایران نداشته باشد . افراد می توانند در خواست ثبت نمایندگی آن برند را داشته باشند و با نامه و تاییدیه از کمپانی اصلی اقدام به ثبت نمایندگی شرکت خارجی کنند.

حال در صورتی که برند مدنظر در ایران نماینده داشته باشد ولی نمایندگی اصلی مسافت زیادی با درخواست کننده ثبت نمایندگی داشته باشد. باید درخواست کننده به ثبت شعبه نمایندگی شرکت خارجی اقدام کند.

لازم به ذکر است میزان مسئولیت شعبه خارجی را خود نمایندگی اصلی تعیین می کند.

ممکن است بسته به نوع شرکت و کشور مبدا، مدارک دیگری نیاز به ارائه باشد، شما می توانید از طریق سال ها تجربه ی ما در این زمینه نمایندگی شرکت مورد نظرتان را در کمترین زمان با کمترین هزینه دریافت کنید. اما به طور کلی مدارک لازم برای ثبت شعبه شرکت خارجی در ایران عبارتند از:

۱-تکمیل فرم تعیین نام

۲-درخواست کتبی از شرکت

۳-تصویر اساسنامه شرکت به همراه آگهی تأسیس آن و آخرین تغییرات ثبت شده در شرکت اصلی

۴-آخرین گزارشات مالی معتبر و تأیید شده ی شرکت

۵-گزارش توجیهی شامل موارد زیر:

الف: اطلاعات مربوط به فعالیت‌های گوناگون شرکت.

ب: تبیین دلایل و ضرورت ثبت شعبه در ایران.

ج: تبیین نوع و حدود اختیارات و محل فعالیت شعبه در کشور ایران.

د : برآورد نیروی انسانی ایرانی و خارجی مورد نیاز برای شروع فعالیت شعبه یا نمایندگی.

ه : نحوه تامین منابع وجوه ارزی و ریالی برای اداره امور شعبه.

۶- اظهارنامه ثبت شعبه شرکت خارجی در ایران.

۷- تصدیق ثبت شرکت خارجی در ایران.

۸-اختیار نامه نماینده یا نمایندگان شرکت خارجی.

۹-ارائه تعهدنامه مبنی بر اینکه چنانچه مجوز فعالیت آنها از سوی مراجع ذیصلاح لغو شود در ظرف مدت معینی نسبت به انحلال شعبه به طور کامل اقدام نمایند.

۱۰-تمامی اسناد شرکت که در کشور خارجی (مبدا) تهیه می‌گردد باید پس از تأیید مرجع ذی ربط (نظیر مرجع ثبت شرکتها) و تأیید وزارت خارجه آن کشور به تأیید سفارت یا نمایندگی جمهوری اسلامی ایران در کشور مبدا برسد و پس از ترجمه رسمی به فارسی و تأیید اداره دادگستری اصل و ترجمه آن به اداره ثبت شرکتها ارائه شود.